המפיק ממלא תפקיד מכריע בהבטחת הצלחתו של כנס. הוא או היא אחראים לחקר תוכן הכנס, משיכת הדוברים הטובים ביותר בכיתה, וניהול ההיבטים המסחריים של האירוע. ככזה, המפיק מבלה את רוב יומו בשיחות עם מנהלים בכירים ועם דמויות ממשלתיות. בין אם הכנס נועד למשוך לקוחות חדשים או לקדם את המוצר האחרון של החברה, היצרן ממלא תפקיד מרכזי בהצלחתה.
ועידות הן מקום מצוין להחלפת רעיונות. הכנסים דורשים ייצור טכני באיכות גבוהה עם משלוח אודיו ברור כשמש ותאורה מושלמת. ההפקה צריכה להיות מושכת ויזואלית, שמרנית ומקצועית, אבל עם כישרון. ועידות משמשות גם להשקה חיה של מוצרים חדשים. לכן, חיוני להבין את מאפייני המוצר החדש לפני קידומו. ברגע שהקהל מבין לעומק מהו המוצר החדש, הפקת הכנסים ממלאת תפקיד חשוב בהצלחתה.
הפקת כנסים דורשת תקשורת מעולה וכישורים בין-אישיים. היא גם דורשת הסתגלות ויכולת לשמור על יחסים עם שותפים חיצוניים ופנימיים. בנוסף לכך, היא כרוכה בזיהוי נושאי ועידה שימשכו נציגים וספונסרים בתשלום. כתוצאה מכך, מפיקי הוועידה אחראים להצלחת אירועי הכנס. חשוב לשקול מגוון רחב של תעשיות בעת תכנון ועידה. כדי למצוא את הכנס הטוב ביותר לעסק שלך, עליך לערוך מחקר שוק מקיף.